Ein tragfähiges Aufnahmegesuch beginnt vor dem Ausfüllen des Formulars: Zuerst ist zu prüfen, ob die geplante oder bestehende Tätigkeit dem Geldwäschereigesetz (GwG) untersteht. Danach müssen Geschäftsmodell, Eigentumsverhältnisse, verantwortliche Personen und GwG-Organisation im Aufnahmegesuch und in den erforderlichen Unterlagen konsistent dargestellt werden. Dieser Ratgeber erklärt die Vorbereitung; über die Aufnahme als SRO-Mitglied entscheidet ausschliesslich der VQF.
Zuerst die Unterstellungspflicht prüfen
Die Mitgliedschaft in einer Selbstregulierungsorganisation ist kein allgemeines Gütesiegel. Entscheidend ist, ob die konkrete Tätigkeit als Finanzintermediation unter das GwG fällt und berufsmässig ausgeübt wird. Massgebend sind die tatsächlichen Abläufe: Welche Rolle übernimmt das Unternehmen, über welche fremden Vermögenswerte verfügt es, wie wirkt es an Transaktionen mit und greifen Schwellenwerte oder Ausnahmen? Bezeichnungen wie Fintech, Beratung, Brokerage oder Krypto beantworten diese Frage nicht.
Erstellen Sie vor der Gesuchseinreichung eine Tätigkeitslandkarte. Erfassen Sie für jedes Angebot die Vertragsrolle, Geld- oder Vermögensflüsse, Verfügungsmöglichkeiten, Gegenparteien, Häufigkeit und Volumen, betroffene Länder und Weisungsbefugnisse. Gleichen Sie diese Fakten mit der aktuellen VQF-Seite «Unterstellungspflicht prüfen» ab. Bei Unsicherheit ist eine Abklärung des konkreten Einzelfalls angezeigt, bevor die Tätigkeit aufgenommen oder erweitert wird.
- Tätigkeiten auf eigene Rechnung von Dienstleistungen für Dritte trennen.
- Empfang, Halten, Übertragung, Tausch oder Anlage fremder Vermögenswerte nachvollziehbar darstellen.
- Berufsmässigkeit und mögliche Ausnahmen anhand der aktuellen Grundlagen prüfen.
- Ergebnis und zugrunde liegende Fakten dokumentieren und bei Änderungen des Geschäftsmodells neu beurteilen.
Zeitpunkt und bereits ausgeübte Tätigkeiten klären
Der Zeitpunkt ist wesentlich. Die VQF-Informationen zur Unterstellungspflicht beschreiben besondere Vorgaben für Finanzintermediäre, die eine unterstellungspflichtige Tätigkeit bereits ohne erforderlichen SRO-Anschluss ausgeübt haben. Die Einreichung eines Aufnahmegesuchs ist nicht mit der Aufnahme gleichzusetzen und erteilt für sich allein keine Befugnis zur Ausübung einer regulierten Tätigkeit.
Ist das Unternehmen bereits operativ, halten Sie fest, wann die relevante Tätigkeit begonnen hat, wann eine Schwelle zur Berufsmässigkeit überschritten wurde und welche Geschäfte erfolgt sind. Eine schwierige Chronologie sollte nicht verdeckt werden. Eine vollständige Sachverhaltsdarstellung ermöglicht eine gezielte Beurteilung und verhindert spätere Widersprüche.
Das richtige Aufnahmegesuch und die passende Wegleitung wählen
Im Downloadbereich stellt der VQF separate Aufnahmegesuche und Wegleitungen für natürliche und juristische Personen bereit. Verwenden Sie die aktuelle, zum Gesuchsteller passende Fassung. Die Wegleitung ist die massgebliche Arbeitsliste für die erforderlichen Unterlagen und sollte unmittelbar vor der Gesuchseinreichung nochmals geprüft werden, weil Formulare und Anforderungen ändern können.
Führen Sie ein Unterlagenverzeichnis mit verantwortlicher Person, Datum, Version, Unterschriftsstatus und allfälliger Gültigkeitsdauer. Das ist verlässlicher als eine lose Sammlung von E-Mail-Anhängen und erleichtert die spätere Aktualisierung einzelner Dokumente.
Die Geschäftstätigkeit konkret beschreiben
Die Geschäftsbeschreibung sollte den tatsächlichen Ablauf vom Kunden-Onboarding bis zum Abschluss einer Transaktion erklären. Beschreiben Sie Kundengruppen, Leistungen, Herkunft und Ziel von Geldern oder Vermögenswerten, eingesetzte Systeme, Gegenparteien, Weisungsbefugnisse und Ertragsmodell. Wo Aufnahmegesuch oder Wegleitung danach fragen, sind erwartete Kundenzahlen, Transaktionen, Volumen und geografische Risiken zu quantifizieren.
Vermeiden Sie Werbesprache und pauschale Begriffe. Für den Aufnahmeprozess müssen die GwG-relevanten Schritte und Risiken erkennbar sein. Die Beschreibung muss mit Verträgen, Website, statutarischem Zweck, Bankunterlagen, Flussdiagrammen und Risikoanalyse übereinstimmen. Inkonsistenzen führen auch bei formal vorhandenen Unterlagen zu Rückfragen.
Eigentum, verantwortliche Personen und GwG-Organisation abstimmen
Stellen Sie Eigentum und Kontrolle bis zu den wirtschaftlich berechtigten Personen transparent dar. Handelsregisterauszüge, Identifikationsdokumente, Lebensläufe, Mandate, Organigramme und Zeichnungsberechtigungen müssen dieselbe Struktur zeigen. Ungewöhnliche Beteiligungsketten sollten erklärt und nicht der Interpretation überlassen werden.
Die vorgesehene GwG-Organisation muss zur Grösse und zum Risiko des tatsächlichen Geschäfts passen. Ordnen Sie Kundenidentifikation, Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person, Transaktionsüberwachung, Eskalation, Meldungen, Ausbildung, Dokumentation und unabhängige Kontrolle klar zu. Vorlagen sind hilfreich, doch Richtlinien für ein anderes Geschäftsmodell schwächen das Dossier.
- Eignung, Verfügbarkeit und Befugnisse der verantwortlichen Personen belegen.
- Risikoanalyse und interne Weisungen auf Produkte, Kunden, Vertriebskanäle und Länder ausrichten.
- Eskalation und Dokumentation bei erhöhten Risiken und ungewöhnlichen Transaktionen festlegen.
- Ausbildung und laufende Überprüfung bereits vor der Aufnahme planen.
Vor der Gesuchseinreichung eine Konsistenzprüfung durchführen
Prüfen Sie das Aufnahmegesuch als ein zusammenhängendes Beweisdossier. Namen, Adressen, Beteiligungsquoten, Daten, Funktionen, Transaktionsschätzungen und Tätigkeitsbeschreibungen müssen überall übereinstimmen. Kontrollieren Sie Unterschriften, Beglaubigungen, Lesbarkeit und Vorgaben zum Alter einzelner Unterlagen gemäss aktueller Wegleitung.
Gemäss der publizierten Übersicht des VQF beginnt die Bearbeitung, wenn die erforderlichen Unterlagen eingereicht und die Bearbeitungsgebühr bezahlt sind. Danach erfolgt eine Vorprüfung auf Vollständigkeit und formelle Richtigkeit; fehlende Unterlagen können nachgefordert werden. Ein sauberes Dossier garantiert weder Aufnahme noch feste Dauer, reduziert aber vermeidbare Rückfragerunden.
Rückfragen bearbeiten und die Mitgliedschaft vorbereiten
Behandeln Sie Nachforderungen als Bestandteil des Aufnahmeprozesses. Führen Sie eine Fragenliste, bestimmen Sie eine verantwortliche Person, beantworten Sie den verlangten Punkt präzise und aktualisieren Sie zusammenhängende Dokumente gemeinsam. Ändert eine Antwort das Geschäftsmodell oder die GwG-Organisation, ist dies ausdrücklich zu kennzeichnen.
Die Aufnahme als SRO-Mitglied ist der Beginn der beaufsichtigten Tätigkeit. Bereiten Sie Kontrollen, Dokumentation, Ausbildung und Prüfbereitschaft so vor, dass die im Aufnahmegesuch beschriebene Organisation praktisch funktioniert. Das Unternehmen darf sich erst nach entsprechendem Entscheid des VQF als Mitglied der SRO VQF bezeichnen.